Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się ściśle z przechowywaniem faktur. Przedsiębiorcy sami podejmują decyzję, w jaki sposób chcą je przechowywać.
Ważne jest to, aby spełniać wszystkie wymogi prawne i nie narażać się na poważne sankcje.
Nie wszystkie faktury należy przechowywać przez długi okres czasu. Oto kilka podstawowych informacji na ten temat.
Obowiązek przechowywania faktur
Podatnicy muszą przechowywać następujące faktury:
- wystawione przez siebie samych lub też pracowników, którzy zrobili to w imieniu przedsiębiorcy. Wlicza się w to również duplikaty faktur,
- otrzymane, podczas realizowania różnorodnych transakcji (również duplikaty).
Faktury powinno się magazynować zgodnie z okresami rozliczeniowymi, aby mieć pewność, że będą prawidłowo posegregowane. Dzięki temu sprawnie będzie można znaleźć taką fakturę, której będzie się w danym momencie szukało.
W jaki sposób można przechowywać faktury?
W dzisiejszych czasach faktury można przechowywać na kilka sposobów. Przedsiębiorca sam musi podjąć decyzję, która opcja będzie dla niego najwygodniejsza. Najczęściej faktury przechowuje się w wersji papierowej. Firmy posiadają specjalne archiwa, w których są składowane i znajdują się tam przez kilka lat, zależnie od tego, czego dotyczą. Przepisy jasno mówią jednak o tym, że istnieją również inne formy przechowywania takich dokumentów księgowych, a więc np. wersja elektroniczna. To spore ułatwienie dla większości przedsiębiorców. Można je więc zgrać na płytę CD, decyzja musi być jednak podjęta indywidualnie.
Elektroniczne magazynowanie faktur jest z pewnością bardziej komfortowym wyborem, jednak trzeba zadbać o to, aby składowana faktura była autentyczna oraz posiadała integralną treść. Nie dbając o te elementy, można narazić się na poważne konsekwencje ze strony różnych organów.
Okazywanie faktur na żądanie kontrolerów
Przedsiębiorcy mają obowiązek okazywania faktur kontrolerom z różnych instytucji. Należy zrobić to bezzwłocznie,
gdy zostanie się adresatem takiej prośby. W sytuacji, gdy faktura jest przechowywana
w wersji elektronicznej, trzeba także udostępnić wszelkie informacje o poborze danych
oraz ich ewentualnym przetwarzaniu.
Zgodnie z obowiązującą ustawą istnieje obowiązek przechowywania faktur w wersji papierowej na terenie Polski (oczywiście jeśli firma jest zarejestrowana w Polsce).
Jak widać warto dostosować się do takich przepisów, aby nie narazić się na szkody.
Jeśli chodzi natomiast o faktury elektroniczne, mogą być przechowywane poza granicami Polski. Organ podatkowy lub skarbowy musi jednak bezzwłocznie uzyskać do nich dostęp, gdy zajdzie taka konieczność. Z racji tego przedsiębiorcy powinni tego dopilnować,
aby uniknąć wielu problemów.
Przez jaki czas należy przechowywać faktury?
Faktury powinno przechowywać się przez ściśle określony czas, a więc do momentu, kiedy nie ustanie zobowiązanie podatkowe. Tyczy się to nie tylko samych faktur, ale też ich duplikatów. Najczęściej jest to okres pięciu lat, więc warto przygotować archiwum,
w którym będzie można swobodnie przechowywać dużą ilość papierowych faktur chyba,
że przedsiębiorca zdecyduje się na ich składowanie w formie elektronicznej. Przy rozliczaniu dokumentów pomocny może być program do faktur, aby nie narazić się na błędy, lecz podczas ich przechowywania nie obędzie się bez profesjonalnego archiwum.
W grę wchodzą również nośniki zewnętrzne. Okres pięciu lat obowiązuje od końcówki roku kalendarzowego, w którym upłynął ostateczny termin płatności wyznaczonego przez państwo podatku.
wg. Biznes.info.pl
